Arbeitszeitnachweis exportieren
Lade den täglichen Nachweis der geleisteten Stunden für die von dir verwalteten Personen herunter, bereit für Lohnabrechnung oder Arbeitsinspektion.
In den meisten Ländern muss ein Arbeitgeber täglich festhalten, wie viele Stunden jede Person arbeitet, und diesen Nachweis auf Verlangen vorlegen können. Der Arbeitszeitnachweis-Export liefert dir diese Datei mit einem Klick: eine CSV mit einer Zeile pro Person und Arbeitstag, mit den genauen Anfangs- und Endzeiten.
Nützlich ist das weit über Compliance hinaus. Dieselbe Datei beantwortet Fragen zur Lohnabrechnung, klärt Unstimmigkeiten zu einem einzelnen Tag und gibt einer Person auf Wunsch eine Kopie ihrer eigenen Stunden.
Wer exportieren kann
Alle, die Personen verwalten:
- Administratoren und Inhaber exportieren den gesamten Arbeitsbereich.
- Manager exportieren die Mitglieder der Teams, die sie verwalten.
Der Export enthält nie Personen, die du nicht verwaltest.
So exportierst du
- Öffne Verwalten.
- Scrolle ans Ende der Seite und wähle Exportieren.
- Wähle ein Format oder lasse es auf Automatisch.
- Lies den Hinweis zum Umgang mit der Datei, bestätige ihn mit dem Häkchen und wähle CSV herunterladen.
Der Download umfasst die letzten vier Jahre der Daten, die dein Arbeitsbereich noch vorhält. Ein Klick liefert also alles Verfügbare.
Was in der Datei steht
Ein Kopfblock mit dem Namen deines Arbeitsbereichs, dem abgedeckten Zeitraum, der Zeitzone, in der die Zeiten geschrieben sind, und dem Erstellungszeitpunkt. Danach eine Zeile pro Person und Arbeitstag mit:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Unternehmen | Der Name deines Arbeitsbereichs |
| Mitarbeiter | Der vollständige Name der Person |
| Ihre E-Mail-Adresse | |
| Mitarbeiter-ID | Ihre interne Weqly-ID |
| Datum | Der Arbeitstag |
| Beginn | Wann die Arbeit begann |
| Ende | Wann sie endete |
| Pausen (Min.) | Unbezahlte Pausenzeit innerhalb des Tages |
| Effektive Stunden | Geleistete Stunden abzüglich Pausen |
| Quelle | Woher die Zeile stammt (siehe unten) |
| Zeitzone | Die Zeitzone, in der die Zeiten geschrieben sind |
Eine reine Tagessumme genügt den meisten Arbeitszeitvorschriften nicht, deshalb trägt jede Zeile die konkrete Anfangs- und Endzeit.
Woher die Stunden kommen
Weqly zieht das tatsächlich Geschehene dem Geplanten vor:
- Hat eine Person an diesem Tag eine Stempelung, nutzt die Zeile ihre echten Ein- und Ausstempelzeiten, und die Quellenspalte weist das aus.
- Fehlt die Stempelung an diesem Tag, nutzt die Zeile die geplante Schicht, und die Quellenspalte kennzeichnet sie als Planzeit. Wiederkehrende Schichten werden dabei von einmaligen unterschieden.
Tage, die aus dem Plan entfernt wurden, ob manuell oder durch genehmigte Abwesenheit, erzeugen keine Zeile.
Dieser Unterschied ist für alle wichtig, die die Datei lesen. Planzeit ist ein vertretbarer Nachweis, wenn dein Arbeitsbereich keine Zeiterfassung nutzt, aber niemand sollte sie mit einer Messung verwechseln. Soll die Datei ausschließlich aus erfasster Zeit bestehen, aktiviere die Zeiterfassung.
Formate
Der Nachweis ist überall derselbe. Nur seine Darstellung ändert sich: Spaltensprache, Trennzeichen der Datei, Schreibweise der Dezimalstellen und ob ein Rechtsverweis im Kopfblock steht.
- Automatisch wählt das Format anhand der Zeitzone deines Arbeitsbereichs. Ein Arbeitsbereich mit spanischer Zeitzone erhält das spanische Format, ohne dass jemand etwas auswählen muss.
- Spanien erzeugt das registro de jornada nach Artikel 34.9 des Estatuto de los Trabajadores (eingeführt durch RD-ley 8/2019): spanische Spaltennamen unabhängig von deiner Weqly-Sprache, den Rechtsverweis im Kopfblock sowie Trennzeichen und Dezimalkomma, die spanisches Excel erwartet. Wähle es ausdrücklich, wenn dein Unternehmen spanisch ist, die Zeitzone des Arbeitsbereichs aber nicht.
- Generisch nutzt die Sprache deines Arbeitsbereichs, ISO-Datumsangaben und Kommatrennung.
Egal welches Format: Die Datei öffnet sich direkt in Excel, Numbers, LibreOffice oder Google Sheets.
Zeiten und Zeitzonen
Die Zeiten stehen in der Zeitzone deines Arbeitsbereichs, also der Uhr, nach der ein Arbeitstag beurteilt wird, und diese Zeitzone steht sowohl im Kopfblock als auch in jeder Zeile. Eine als 07:00 UTC gespeicherte Schicht liest sich in einem auf Madrid eingestellten Arbeitsbereich im Sommer als 09:00.
Wie weit die Daten zurückreichen
Der Export kann nur enthalten, was dein Arbeitsbereich noch vorhält:
- Kostenlose Arbeitsbereiche behalten drei Monate vergangener Schichten, Abwesenheiten und Stunden.
- Bezahlte Arbeitsbereiche behalten vier Jahre, was der längsten uns bekannten Aufbewahrungspflicht entspricht, einschließlich der spanischen.
Gilt für dich eine in Jahren bemessene Aufbewahrungspflicht, behalte einen bezahlten Arbeitsbereich oder exportiere regelmäßig und archiviere die Dateien selbst.
Umgang mit der Datei
Die CSV nennt Personen beim Namen samt ihrer geleisteten Stunden. Das sind personenbezogene Daten, und sie verlassen den Schutz von Weqly, sobald sie in deinem Download-Ordner liegen. Behandle sie entsprechend:
- Bewahre sie sicher und zugriffsbeschränkt auf. Verschicke sie nicht per E-Mail und lege sie nicht ungeschützt auf ein geteiltes Laufwerk.
- Nutze sie nur für den Zweck, für den du sie exportiert hast: eine Prüfung, die Lohnabrechnung oder das Auskunftsersuchen einer Person zu ihren eigenen Daten.
- Lösche deine Kopie, sobald sie nicht mehr benötigt wird.
Jeder Export wird im Audit-Log deines Arbeitsbereichs festgehalten, mit Person, Zeitpunkt und abgedecktem Zeitraum. Weqly bewahrt keine Kopie der Datei auf: Sie wird auf Anfrage erzeugt und direkt an deinen Browser gesendet.
Brauchst du Hilfe?
Wende dich an unser Support-Team unter help@weqly.com. Wir helfen gern.